Le travail en équipe à la une

Sérgio da Silva, UNOG/ICTS

Une équipe est un groupe de personnes qui ont un travail et un objectif commun. Le renforcement du travail en équipe permet particulièrement de bien l’atteindre.

Les ateliers sur le renforcement du travail en équipe «Team building» organisés par la section de la formation du personnel de l’ONUG à l’intention du Service des technologies de l’information et de la communication, viennent de s’achever les 13 et 14 septembre dernier.

Selon Louis McCaul, responsable du Service, ces ateliers font partie d’un ensemble de programmes de formation destinés à développer le potentiel de chacun de nous, pour faciliter la résolution des problèmes et améliorer la qualité des services fournis. Ceci, s’encadre d’ailleurs dans le programme de réformes entamées par l’Organisation.

C’est un atelier qui a été réalisé en plusieurs étapes: tout d’abord par groupe et ensuite pour l’ensemble du Service. La première étape devant permettre à chacun de mieux prendre conscience de son rôle au sein d’une équipe et ensuite, son interaction avec les autres groupes et clients.

Nous avons demandé à Sabine Bhanot, Liz Tayfun de la section de la formation du personnel et Matthew Alagich, consultant, qui ont organisé cette formation, de nous informer davantage sur ce type d’ateliers, pas tout à fait comme les autres.

Quelles sont les raisons qui amènent à la réalisation de ce type d’ateliers ? La mise en pratique d’une réforme, d’un changement d’une équipe de direction, d’un nouveau chef ou d’une demande de la part du personnel sont tous des facteurs qui peuvent aboutir à la réalisation de ces ateliers. Leur réalisation n’est d’ailleurs pas suffisante en soi, puisqu’il faut assurer un suivi pour être sûr de l’avancement des propositions faites à l’occasion de ces ateliers. D’une manière générale, notre culture est encore très orientée vers l’exécution des tâches et non pas vers le suivi de procédures. L’idée de base est d’une participation active non seulement aux ateliers, mais aussi à la réalisation des objectifs fixés.

Comment sont composés ces ateliers ?

Les modules qui les composent sont conçus en fonction du désir de chaque entité. Un travail de préparation préalable est indispensable entre les formateurs et les représentants des participants pour bien s’assurer du but à atteindre. Si nous nous mettons dans la position du participant, il faut qu’on arrive à définir où nous sommes, où nous voulons aller, comment nous pensons y parvenir et où nous nous trouvons par rapport à l’ensemble du processus. Nous prenons en considération les démarches individuelles, pour mieux les intégrer dans ce que le groupe doit effectuer, essayer de clarifier les objectifs, la direction à suivre et la structure nécessaire pour que cela puisse se produire. Dans d’autres mots, comprendre pourquoi les choses marchent ou ne marchent pas.

Les exercices pratiques sous forme d’activités, sont à la fois drôles et instructifs, mais est-ce que tout le monde joue le jeu ? Quels sont les plus grandes difficultés que vous avez trouvé ? En général, tout le monde s’y met, parce que l’atmosphère créée rend facile la participation de tous. Ces ateliers ont été conçus pour assurer une participation de tous et pour qu’ils s’engagent pleinement dans la réalisation des tâches proposées. Il faut d’une part que les participants veuillent bien d’un changement et qu’ils s’y engagent mais que d’autre part, le management soit aussi engagé activement pendant tout le processus.

Le déroulement de ces séminaires en dehors du local de travail semble être un des facteurs clé de leur succès. Pourquoi ? Que considérez-vous d’autre comme essentiel pour qu’ils soient efficaces ? Le contact entre collègues dans un autre contexte résulte dans une interaction à différents niveaux rendue aussi possible grâce à une plus grande détente favorisée par l’éloignement du lieu de travail et de l’absence d’autres obligations sur place. Il va de soi que pour que le processus soit efficace, l’encadrement et le personnel doivent s’intéresser et s’investir mutuellement dans cette tâche. De notre côté, nous devons aussi savoir jouer notre rôle de médiateurs et d’assister les groupes pour les aider à identifier les processus.

Considérez-vous que ces ateliers sont surtout utiles dans le but d’améliorer les prestations du Service, ou utiles pour les fonctionnaires en tant qu’expérience personnelle ? Pour les deux. Tout le monde y trouve son compte et l’interaction entre l’ensemble des participants y est sûrement pour quelque chose. N’oublions cependant pas, que pour réussir un bon travail de groupe suite à un de ces ateliers, il faut assurer le suivi des processus identifiés, que le travail préliminaire de préparation avec des membres du personnel est essentiel et que l’apprentissage peut aussi être drôle, comme illustré tout au long de cet atelier.

Et en ce qui concerne les coûts de cette formation ?

La section de la formation du personnel, finance en principe les coûts de la médiation et l’entité intéressée, la logistique et les services.

Nous avons aussi posé quelques questions aux collègues de plusieurs groupes qui ont participé à cet atelier pour connaître leur avis. En voici quelques réponses:
ﾀ La présentation du travail de chaque équipe m’a beaucoup intéressé.

ﾀ Développe l’esprit d’équipe, l’échange des points de vue et l’analyse des problèmes sous différents angles.

ﾀ Une chance que cette opportunité nous soit offerte et de partager notre grande diversité culturelle.

ﾀ Je crains que nos idées ne soient pas mises en pratique. ﾀ Parfois le «timing» m’a semblé court.

ﾀ Personne ne peut se plaindre de ne pouvoir s’exprimer librement et de ne pas faire entendre ses idées.

ﾀ Il est très intéressant de mieux comprendre qui fait quoi. ﾀ Bonne interaction de travail entre les différentes équipes.

ﾀ Enrichissant de se retrouver tous au même niveau sur le plan humain.

ﾀ Une réunion chaque trimestre serait très enrichissante (bien sûr suivie d’un apéritif ou d’un pique-nique).

ﾀ Utile ce «remue méninges» sur notre avenir. ﾀ Il serait bon d’insister sur la présence de tous les membres du Service dès la phase de préparation.

ﾀ Il serait bon de prévoir pour de futurs ateliers, une session d’information pour tout le monde, pour que chacun comprenne l’objectif et l’utilité de ces ateliers.

ﾀ J’espère que chacun mette en pratique les principes appris.

ﾀ Les sessions étaient très bien organisées et personnalisées pour chaque groupe.

ﾀ Impressionné par l’engagement des moniteurs et la qualité des prestations.