La valise diplomatique

Interview de Michel Dechen, Chef du Groupe de la valise diplomatique

UN Special: La valise diplomatique a une connotation mystérieuse. Qu’y a-t-il dans ces valises? D’abord sont-elles vraiment des valises? 
Non. Le terme n’est pas employé de manière adéquate. Nous envoyons et recevons essentiellement des sacs, un peu comme les sacs postaux, des palettes, des conteneurs et des colis contenant des documents et publications. La «valise diplomatique» est plus un concept qu’un contenant. C’est le terme diplomatique qui est important car le statut attaché à ces expéditions signifie qu’aucune autorité nationale, transitaire ou aéroportuaire n’est autorisée à desceller ces sacs pour en vérifier le contenu.

Donc ces sacs sont scellés?
Ils sont «plombés», comme le sont les transports internationaux après leur passage à la douane de départ. Il n’y a pas si longtemps, nous utilisions de vrais plombs avec une pince à sertir et de la ficelle; aujourd’hui ce sont des liens en plastique qui, une fois posés, ne peuvent s’ouvrir qu’en les coupant. L’absence de ce lien lors de la réception d’une valise indique que le sac a été ouvert pendant le transport.

Peut-on y mettre n’importe quoi et leur faire passer n’importe quelle frontière? 
Quelques fantasmes circulent encore à ce sujet. La réponse est non, ce qui nous vaut quelques inimitiés. D’autre part, depuis le 11 septembre, tout ce qui part et arrive est scanné. Dans certains aéroports, si l’on s’aperçoit, par hasard bien sûr, de la présence d’articles «attractifs» dans un sac, ce dernier est «malencontreusement» abîmé et ouvert, tout comme les valises suivantes. Nous exerçons un contrôle très strict sur ce qui nous est remis pour expédition. Tout effet personnel (nourriture, cadeaux) et ce qui est interdit par le règlement de la valise est refusé catégoriquement. Cependant, il peut y avoir des dérogations pour des articles culturels et des médicaments (avec l’accord préalable du Service médical commun).

Combien de personnes travaillent ici, à la valise diplomatique?
Nous sommes huit: six agents de valise, un chef-adjoint et un chef de groupe. Les six agents de valise ont la même définition d’emploi et effectuent une rotation des tâches tous les mois.

Qu’est-ce qu’une rotation des tâches?
À la Valise, il y a différentes tâches: la réception des valises et la préparation des expéditions. À la réception, une personne est en charge de la vérification et de l’ouverture des valises à l’arrivée et de la distribution du courrier, c’est-à-dire des sacs que nous envoient les bureaux extérieurs des Nations Unies (New York, Vienne et Nairobi, commissions régionales, PNUD, HCR…), en tout, une soixantaine de pays. À l’export, chaque semaine nous expédions des valises vers une centaine de destinations, réparties en deux sessions quotidiennes d’une dizaine de destinations en moyenne: une session le matin, l’autre l’après- midi. Une personne est respon- sable de la session du matin et une autre personne a la responsabilité des départs de l’après-midi. Il y a donc différents postes de travail: l’export, l’import, le tri du courrier interne et les «tournants» qui assistent les uns et les autres selon la charge de travail de chacun. Après tout, des tournants dans une rotation, c’est logique…

Pour quelle raison cette rotation?
Avant tout pour éviter la fatigue d’un travail routinier. De plus, certains postes sont plus physiques que d’autres et il est normal que, puisque six personnes ont la même définition d’emploi, tous effectuent à un moment ou à un autre l’intégralité de ce travail. C’est une pratique qui a été mise en place d’un commun accord entre tous. La rotation est mensuelle.

En cas d’absence de quelqu’un, personne n’est irremplaçable? 
À part moi, non… Je rigole…Ce qui est irremplaçable, c’est l’esprit d’équipe. Bien connaître tous les aspects de la valise diplomatique permet la polyvalence de chacun et une «complicité» qui m’a étonné lorsque j’ai intégré l’équipe. J’ai eu une première impression d’extrême facilité. Je me suis très vite aperçu que cette apparente facilité reflétait en fait un grand professionnalisme et une grande endurance phy- sique de la part de mes collègues, ceci dans une excellente ambiance. Tout nouvel arrivant à la Valise se laisse abuser par cette facilité, mais prend rapidement conscience de la complexité et du caractère minutieux du travail. À titre de confidence, je vous avouerai qu’au bout de quatre ans-et-demi, j’ai encore du mal à citer les capitales de certains pays.

Quel est le volume de courrier qui arrive?
Chaque année, nous recevons à peu près 200 tonnes de courrier et nous en expédions 400, soit une moyenne quotidienne de 3000 kilos, mais il y a d’énormes variations au cours des mois.

Est-ce un travail qui nécessite beaucoup d’efforts physiques? 
Oui, car chaque colis est manipulé plusieurs fois: à la livraison, au pesage, à la mise en sac. Enfin, le sac lui-même est manipulé pour être déposé à l’emplacement où le transporteur le prend.

Donc, cela fera 4 fois 400 tonnes? 
En gros, oui. Cela représente 1600 tonnes remuées sur un temps relativement court de 2h le matin et 2h l’après-midi, le reste de la journée étant employé à l’enregistrement des informations et aux tâches administratives. Chacun de mes collègues manipule environ une moyenne de 2 tonnes par jour…

Y a-t-il de gros problèmes de dos?
Avec les problèmes de tendinite, c’est vraiment la maladie professionnelle de l’agent de valise. Nos 3 collègues les plus anciens à la Valise ont des problèmes de santé qui résultent de la manipulation des charges au fil des années.

Qu’essayez-vous de faire pour éviter le mal de dos? 
Depuis trois ans, nous avons entre- pris, au sein de l’équipe et en étroite collaboration avec le Service médical commun (SMC), des actions correctives. Le SMC a fait une enquête approfondie et a mandaté un ergonomepour identifier l’origine des problèmes et y remédier. Une session de formation a été organisée pour sensibiliser mes collègues aux «gestes et postures» destinés à éviter les contraintes physiques négatives. Avec l’aide des Services centraux d’appui (ex – Services généraux) et de la Section des achats et transports (SAT), nous avons acquis des équipements facilitant la manutention. Nous avons également augmenté le nombre de postes de pesage pour réduire les transferts de sacs d’un bout à l’autre de la Valise et nous poursuivons nos recherches de solutions et d’équipements qui permettraient une manipulation moins pénible et plus ergonomique des colis. Un grand merci au Service médical commun et à la SAT pour leur appui permanent. Il est intéressant de remarquer que tout nouveau recrutement à la Valise doit recevoir l’accord préalable du Service médical commun.

Combien y a-t-il de destinations?
Plus d’une centaine dans le monde entier, en Europe, en Afrique, en Asie, en Amérique centrale et Amérique du Sud, et surtout New York.

Une partie du courrier ne fait-il que transiter par Genève? 
Tout à fait. Nous servons de plate-forme de réexpédition pour de nombreux bureaux extérieurs.

La valise centralise-t-elle aussi le courrier des autres organisations? 
Oui, c’est un service commun utilisé par presque toutes les organisations internationales à Genève. L’ONUG ne représente que 20 % de notre travail, les autres organisations les 80 % restant.

Quel est le cheminement d’une lettre? 
Tout d’abord, l’expéditeur doit préciser l’adresse du destinataire et les coordonnées du service d’expédition. Tout envoi est facturé à l’expéditeur. En effet, le service de la valise n’est pas un service de courrier gratuit. Une lettre pour New-York va partir le lendemain du jour où elle est remise à la Valise. Elle voyage dans la soute du vol SR138 (Genève/New York) et arrive à l’aéroport JFK le même jour.

La valise passe alors sous la responsa- bilité du Groupe de la valise diplomatique de New York. Un transitaire effectue les formalités douanières à l’aéroport et apporte les sacs au Siège où la lettre est distribuée par le ser- vice de messagerie interne. Si la lettre est adressée au PNUD de PyongYang, elle passera par Zurich, Hong Kong et Pékin avant d’aboutir sur le bureau de votre correspondant en Corée du Nord. Nous tenons à jour tous les horaires et informations sur l’intranet de l’ONUG (Sources d’Infos / Valise diplomatique).

Est-ce long, plus long que le courrier normal?
C’est relatif. Nous avons le suivi jusqu’à l’arrivée à l’aéroport de destination, ensuite la responsabilité est transférée au destinataire. Ici, nous recevons les sacs dans un délai de 12h après leur arrivée à l’aéroport. Il est vrai que Genève est un cas spécial du fait de la proximité de l’aéroport, ce qui est loin d’être la cas pour la majorité de nos destinations.

Y- a- t- il un suivi de la lettre?
Cela dépend de l’importance de la lettre. Nous avons la possibilité d’enregistrer certains plis sur le document qui accompagne chaque valise. Cependant, étant donné la quantité de courrier envoyé, seules les lettres les plus importantes sont enregistrées. C’est une sorte de courrier recommandé avec accusé de réception…

Comment se passe l’expédition d’un sac? 
Tout le courrier qui nous est remis est converti en kilos. C’est la base de discussion avec le transitaire en charge de nos expéditions (ORDEM). Chaque destination a son propre tarif au kilo et la lettre envoyée représente une fraction du poids total des sacs qui constituent «la» Valise pour cette destination précise. Pour le transitaire, c’est un envoi de x kilos sur cette destination, pour lequel il doit trouver de la place sur des vols réguliers, réser- ver cette place et organiser les formalités de départ. Depuis janvier 2002 nous disposons d’un système informatisé très performant. Le logiciel a été développé «sur mesure» dans le courant de l’année 1999 par une firme indienne, sur la base d’un cahier des charges très pré- cis, établi après plusieurs mois de réflexion élargie à tous les utilisateurs. C’est un système commun au Courrier et à la Valise diplomatique. Le système (MailOps) est orienté internet-intranet. La base est constituée d’un poste de travail: un ordinateur relié à un terminal de pesage auquel sont connectées des balances. Le poids sur la balance est transmis à l’ordinateur et enregistré dans Mai-lOps. Chaque pli fait l’objet d’une transaction dans notre système. Le système donne les informations de paiement, de refacturation aux usagers, et des informations statistiques. Il permet également de suivre notre valise sur les sites internet des différentes compagnies aériennes. Grâce à la coopération sans faille de la Section des services électroniques (SSE), ce système est en évolution constante et nous donne entière satisfaction. Tout ce que l’on peut regretter, comme a dit l’un de mes collègues: «c’est super! dommage qu’il ne fasse pas aussi la mise en sac!…». Peut-être la Version 2.0?…

Quel budget la Valise représente-t- elle?
Globalement, le coût annuel des transports représente un budget de près de 2 millions de francs suisses.

Cette somme regroupe-t-elle aussi ce que vous envoyez pour l’OMS et les autres organisations? Tout à fait, l’ONUG représente 17 % de cette somme, les principaux usagers — HCR, UNICEF, OMS… — représentant des pourcentages plus élevés que l’ONUG. Tous les frais d’expéditions et de réceptions ainsi que les fournitures sont refacturés aux usagers.

Quel est le plus drôle des envois? 
Des poupées en plastique (des «baigneurs») pour enfants que nous avons envoyées en Ukraine pour un projet d’assistance de l’UNICEF dans un centre de puériculture.

Est-ce que cela ne fait pas rêver d’envoyer du courrier dans les quatre coins du monde? 
En fait, en une semaine, nous avons fait le tour du monde puisque chacune de notre centaine de destinations est desservie au minimum une fois par semaine. Nous voyageons par procuration…

Interview by J. M. Jakobowicz.