VERS LE BUREAU SANS PAPIER

SERGIO DA SILVA, ONU/STIC

Les Services centraux d’appui de l’Office des Nations Unies à Genève, se composent de quatre sections: bâtiments et services techniques, achats et transports, opérations du courrier et administrative. L’étendue des services fournis et son impact sur le fonctionnement de l’Office sont à l’origine du nouveau site bilingue du Service, utilisé dans l’une ou dans l’autre langue en fonction des préférences données au navigateur. C’est le responsable de ce service, M. Anatoli Kondrachov qui nous délivre quelques précisions à ce sujet.

Quel a été l’objectif de cette réalisation?
Grâce à l’intégration et à la normalisation de l’information, nous avons voulu offrir un ensemble d’informations plus structuré sur les prestations que nous offrons et de les rendre ainsi plus claires. Le but à moyen terme est de fournir en ligne, l’ensemble des formulaires pour tous les types de travaux et de services que nous fournissons. Cela nous permettra de nous rapprocher du concept du «bureau sans papier».

Quand vous parlez de formulaires en ligne, cela veut bien dire qu’ils peuvent être remplis à l’écran sans demander qu’on les imprime?
Absolument. Ce remplissage est même assisté, si je donne l’exemple d’une demande de travaux, qui permet aussi de joindre des fichiers sur le sujet, pour soumettre le tout au superviseur. Ce dernier, suite à son approbation, la fera suivre automatiquement à la personne définie dans le système comme l’exécutant de la tâche demandée.

Quels sont les avantages pratiques pour les fonctionnaires?
La réduction des tâches répétitives et l’accès en ligne aux formulaires pour les demandes ou commandes diverses pour les personnes habilitées. Nous avons aussi intégré le manuel d’achats pour rendre la recherche plus facile.

Est-ce que les commandes de matériel de bureau sont aussi devenues plus faciles?
L’image du type de table, armoire ou agrafeuse affichée à l’écran permet d’être sur de la commande à faire et évite des retours de matériel, de perte de temps et d’argent.

Comment avez-vous abordé la question de «qui fait quoi»?
Par une présentation de tous ceux qui composent le service et leur fonction. Leur image et un lien vers leur adresse e-mail permettent un contact rapide avec l’ensemble du personnel de notre service.

Quel autre service proposez-vous avec ce nouveau site?
La consultation d’une liste d’hôtels à Genève disposant d’un tarif négocié pour les fonctionnaires de l’ONU et qui est accessible à tous ceux qui ont l’accès à Intranet. Il est aussi possible de suivre le statut des bons de commande, le suivi des demandes de travaux et de mobilier et de ceux qui s’occupent de ces travaux en cours.

Adresse Intranet: http://sca.unog.un.org