LE DIALOGUE À LA UNE

Environ 8500 réunions ont lieu chaque année au Palais
des Nations à Genève. Ceci permet aux quelque 28000
délégués en provenance du monde entier de se
rencontrer pour discuter des questions qui touchent
presque tous les domaines d’activité.

SERGIO DA SILVA, ONU / STIC

Parvenir à ce résultat avec un budget de croissance zéro depuis quelques années nous a poussés à vouloir connaître davantage la clé de ce résultat avec Syed Shamsie, responsable de la section des technologies de l’information de la Division des services de conférence.

Comment sont gérées les activités en relation avec une conférence?
Nous utilisons un logiciel de gestion des conférences pour gérer et diffuser les données les concernant vers les autres systèmes informatiques, tels que: le système d’affichage électronique des réunions, le site web de l’ONU à Genève, le logiciel pour gérer les travaux d’interprétation et aussi le système qui gère la chaîne de production de la documentation dès la soumission jusqu’à la distribution des documents (iDRITS).

Quels moyens utilisez-vous pour mettre la documentation des conférences à la disposition des délégués et les secrétariats substantifs de conférences?
A part le système de flux de documents électroniques dans iDRITS qui est aussi disponible par l’internet aussi pour les secrétariats substantifs de conférences, nous utilisons le système de la documentation officielle des Nations Unies (ODS) qui est enrichi en permanence par de nouveaux documents qui sont mis pour la plupart à disposition du grand public.

Comment faites-vous pour éviter un gaspillage de documents envoyés à des gens qui ne sont plus intéressés par un sujet en particulier ou qui ne sont plus à leur poste?
Périodiquement au travers de notre système de publipostage sous site web nous invitons nos destinataires à nous signaler en ligne tout changement les concernant.

Quelle assistance offrez-vous au personnel de la division de conférences?
Nous utilisons un système de helpdesk qui nous permet non seulement l’enregistrement de leurs demandes mais aussi le suivi de ces requêtes jusqu’à l’aboutissement et à la satisfaction de l’utilisateur. Nous donnons ces services pour un parc informatique d’environ 1000 PCs, dont 450 utilisateurs du Service linguistique qui utilisent les 6 langues officielles de l’Organisation pour les logiciels installés.

Est-ce que la formation offerte au personnel est suffisante par rapport aux besoins?
Pour ce qui est de l’utilisation des logiciels standards (ex: MS Office) par les utilisateurs, ceci est du ressort de la section de la formation et du perfectionnement du personnel, pour les logiciels ou équipements informatiques spécialisés, des entreprises ou experts externes sont appelés pour les cours spécialisés. En ce qui concerne les logiciels pour la gestion des réunions, de l’interprétation et de la documentation, l’équipe de l’ITS s’en charge en divulguant des formations personnalisées selon les besoins. Entre ces trois possibilités, nous couvrons la plus grande partie des besoins, mais la perfection n’est pas de ce monde!

L’affichage électronique des réunions à l’entrée des salles et dans des points clés du bâtiment est déjà un signe révélateur. Cependant, cela ne suffit pas pour garantir une information optimale. Quels autres moyens utilisez-vous pour y parvenir?
Nous informons constamment les personnes intéressées de l’ensemble des réunions et de tout changement les concernant par le biais du site www.unog.ch

Et pour ce qui est du soutien au niveau du secrétariat des conférences qui ont lieu au Palais des Nations et au Palais Wilson?
Nous devons aussi nous en occuper bien entendu.

Est-ce qu’il vous arrive aussi de fournir du support hors site?
Oui. Pour cela, une équipe part avec le personnel de conférence pour s’occuper du support, de la logistique et des communications pour assurer la traduction à distance.

Quels sont vos projets?
Avec le siège, UNOV et UNON nous travaillons sur la réunification de l’ensemble des systèmes que nous avons, en vue d’une gestion globale des conférences. S’y ajoutent:
Un meilleur système de reportage de statistiques globales pour la planification et la gestion des ressources des services de conférences.
L’amélioration de la diffusion de l’information à travers un nouveau système d’affichage.
Des projets pilotes comme la traduction assistée par ordinateur, l’introduction de la reconnaissance vocale, le traitement de fichiers mp3 provenant des débats dans les conférences pour le processus de traduction et traitement de textes (dictée et transcription) et les références électroniques.

Les services de conférence par ces innovations technologiques semblent avoir su prendre le virage de la modernité...
Tout en optimisant les capacités individuelles, nous continuons à fournir de meilleurs services malgré un volume de travail en constante augmentation (+30% en quatre ans) et un budget de croissance zéro.