Ala fin 1971, Ray Tomlinson a
envoyé le premier message électronique
de l’histoire, depuis son ordinateur à un autre, lui, aussi connecté au
réseau Arpanet, précurseur d’Internet.
Il a décidé alors, d’utiliser le symbole @ pour séparer
le nom du destinataire de celui qui identifie l’ordinateur
où se trouve la boîte de réception du message:
tomlinson@bbn-tenexa
Plus de 30 années se sont écoulées et aujourd’hui il nous
serait difficile d’imaginer un retour en arrière, pour n’utiliser
que les lettres, les télécopieurs et les téléphones fixes
comme moyen de communication.
Le courrier électronique a bouleversé le monde du travail
et a favorisé le contact entre les gens à travers le monde.
Une étude menée par Meta Group auprès de 387 organisations
a révélé que 74% des personnes contactées ont indiqué qu’il serait
pire de travailler sans le courrier électronique que sans le téléphone.
Selon un article publié au début de cette année dans un journal
américain, l’utilisation du courrier électronique à des fins personnelles,
toucherait presque 40% des travailleurs aux Etats-Unis, au
Royaume-Uni et en Allemagne. Ils passeraient en tout cas une heure
chaque jour, en train de communiquer avec des amis ou de la famille,
s’échanger des histoires drôles à travers le courrier électronique de
l’entreprise pendant les heures de travail. Cela serait devenu une
menace réelle à la productivité de l’entreprise et à devenir une préoccupation
pour ses dirigeants.
Les entreprises se voient ainsi confrontées avec la menace des
virus, des vers, des mouchards ou des tentatives d’intrusion. Ceci
sans parler du courrier électronique non sollicité, du courrier personnel
et des lettres en chaîne qui saturent lourdement les réseaux informatiques.
Les utilisateurs aussi sont fatigués de cette invasion de courrier qui
rend difficile la lecture de leurs propres messages. Cela les oblige à
«effacement constant» des messages qui pleuvent dans leurs boîtes
aux lettres.
La popularité du courrier électronique et son utilisation exponentielle,
demande aujourd’hui une plus grande attention. L’entreprise se
doit d’adapter la gestion de ce moyen de communication et l’utilisateur
d’être plus attentif avec l’utilisation de son outil de travail préféré.
Il sera alors possible d’enrayer les difficultés actuelles et d’assurer
la continuité du travail dans de meilleures conditions.
Principes à suivre pour une bonne utilisation du courrier électronique
- Ecrivez des messages bien structurés.
- Donnez un titre précis et en relation avec le contenu.
- Pour les envois à l’extérieur de l’Organisation, indiquez votre fonction, section, département, adresse postale et adresse électronique.
- Utilisez le correcteur grammatical et orthographique.
- En cas de besoin, sauvegardez les fichiers que vous recevez attachés à des messages.
Effacez-les ensuite de l’intérieur des messages. - Evitez de répondre ou de faire suivre des messages reçus avec leurs fichiers attachés, si cela n’est pas nécessaire.
- Marquez un courrier d’urgent, seulement s’il est véritablement urgent.
- Tâchez de répondre rapidement aux messages reçus.
- Evitez d’envoyer un message si vous êtes en colère.
- Evitez d’utiliser l’adresse du travail pour des messages très personnels.
- Réduisez le poids de vos images.
- Evitez de répondre ou de faire suivre les lettres en chaîne, le courrier non sollicité et les canulars.
- Evitez de donner des codes ou des mots de passe privés ou professionnels si on vous le demande. En cas de doute, contrôlez si le message est authentique.
