English

OMS: rétrospective

Vous avez été Présidente de l’Association du personnel du siège de l’OMS pendant trois ans, Presque un record, Félicitations. Impression générale?
Merci… Je pense avoir surtout énormément appris durant ces trois années, tout en tra-aillant beaucoup. J’ai découvert l’OMS dans son ensemble, la façon dont le personnel voit l’Organisation et la manière avec laquelle l’organisation traite le personnel. Je me suis sentie très privilégiée pendant toute cette période car en tant que Présidente de l’Association du personnel, vous avez la possibilité de rencontrer absolument tout le monde à l’OMS, depuis le Directeur général jusqu’au jeune temporaire nouvellement recruté, en passant par les gar- des, les médecins, les secrétaires, et tous, quelque soit leur grade ou leur ancienneté vous renvoient une image différente de l’Organisation, en fonction de leur vécu, de leurs attentes et de leurs ambitions.

Dans l’ensemble, c’est un travail passionnant, qui demande beaucoup et qui apporte beau- coup. J’ai appris, en servant le personnel tout en prenant en compte également les intérêts de l’Organisation, que nous pouvons tous, per- sonnel et Administration faire une différence pour avoir un environnement meilleur de tra- vail.

Quel a été le moment le plus inoubliable pendant ces trois années?
Le Conseil Mondial Personnel Administration qui s’est tenu au Caire en Mai 2002. C’est une réunion annuelle qui rassemble d’une part les Présidents des Associations du personnel des 6 bureaux régionaux de l’OMS et du siège, et d’autre part les représentants de l’Administra- tion de chaque endroit. Maryan Baquerot était alors Directeur Exécutif de l’Administration et voulait montrer qu’il « tenait la maison ». Ce fut une semaine de négociation épuisante, oscillant entre des moments de discussion très tendus en réunion plénière et une crise de fou rire en le regardant faire la danse du ventre durant la soirée organisée par nos col- lègues du bureau du Caire. J’ai eu l’impres- sion d’être évaluée en permanence quant à ma capacité à lui tenir tête, à me comporter dans des situations difficiles, mais à la fin de la semaine nous avions un accord sur la régu- larisation des temporaires de longue durée, qui nous a permis un an plus tard de créer plus de 80 postes fixes au siège. Donc, un moment dont on se souvient, c’est un moment où autour de la même table, per- sonnel et Administration peuvent se mettre d’accord et lorsque l’engagement est le déno- minateur commun.

Quel a été le plus dur?
C’est dur de défendre les intérêts du person- nel et ses attentes par rapport à l’Administra- tion et être le porte-parole de la «Vox populi» n’amène pas toujours à des résultats constructifs. Pour moi, chaque rencontre avec une per- sonne qui exprime une détresse immense est un moment difficile. Et il y a eu aussi malheu- reusement les hommages – trop nombreux – que j’ai rendus au nom de tous aux personnes disparues à l’OMS. J’ai tendance à me laisser emporter par l’émotion dans ces moments là. La sécurité du personnel dans le monde a été un point important, sensible et difficile et cela reste un point d’une importance majeure.

Qu’avez-vous trouvé de plus difficile en tant que Présidente d’une Association du personnel?
Le plus difficile… C’est de gagner la confiance et d’arriver à avoir un groupe cohé- rent bien préparé. Pas toujours facile avec un groupe de 20 personnes qui ont des intérêts différents dans l’Association du personnel et poursuivent parfois des objectifs indivi- duels… Contrairement au fonctionnement d’une équipe au sein de l’OMS où chacun a un réflexion désagréable sur mes activités au sein de l’Association. De la même façon, au moment de l’épidémie de SRAS, j’ai dû tra- vailler beaucoup plus dans mon unité tech- nique et tout le monde a pris le relais au niveau de l’Association. J’en profite pour remercier mes superviseurs et mes collègues du Comité du personnel, de leur patience et rôle en fonction de la structure hiérarchique, il n’y a aucune hiérarchie réelle dans un comité du personnel. Etant convaincue de la nécessité de travailler en équipe, je me suis donc concentrée sur la participation et le tra- vail d’équipe pour que chacun trouve sa place et puisse contribuer à sa manière, selon ses possibilités. J’ai souvent eu à gérer la perception négative du rôle et des objectifs de l’Association du personnel et j’admets qu’il y a eu des moments difficiles pour arriver à éduquer et renverser la tendance.

Quel impact (négatif et/ou positif) ces trois dernières années ont-elles eu sur votre vie personnelle, professionnelle, et familiale?
J’ai beaucoup appris pendant ses trois années, en technique de négociation et de résolution de conflits et je m’en sers dans ma vie professionnelle et personnelle (très utile quand on a trois enfants dont une adoles- cente.) Mais avoir deux mi-temps, c’est vraiment dur. D’être une personne très organisée m’a énor- mément aidée. J’ai essayé dès le départ d’être très stricte en séparant mes tranches horaires (matin consacré au travail technique et après midi à l’association du personnel) et en ayant deux bureaux séparés, mais malgré tout c’est très difficile et il est important d’être dispo- nible comme Présidente. J’ai eu de la chance d’avoir un grand soutien de mes superviseurs techniques qui ne m’ont jamais fait aucune de leur flexibilité et ma famille pour sa com- préhension et son appui sans faille.

Vous avez été représentante du personnel pendant plusieurs années, avez-vous des commentaires sur la situation générale des relations personnel / Administration à l’OMS?
Je crois qu’il y a eu des progrès au cours des six dernières années. Comme les choses sont très longues à changer, on a parfois du mal à les réaliser sur le court terme, mais sur le long terme, on avance petit à petit. Le plus dur est de maintenir des relations alors que les personnes changent (et ceci est valable autant du coté Administration que Associa- tion du personnel). Trop souvent, les progrès dépendent des bonnes relations que les personnes entretien- nent entre elles. Je sais que c’est inévitable, mais il serait souhaitable d’arriver à instaurer de véritables mécanismes de consultation, qui soient indépendants des personnes en place.

Si vous pouviez revenir sur ces trois années en tant que Présidente, que changeriez vous éventuellement?
Les derniers mois ont été les plus durs. La politique de prévention du harcèlement au sein de l’OMS a été beaucoup trop longue à se mettre en place et en quelques mois la ten- sion est montée entre le comité et l’Adminis- tration. C’est dommage parce que je reste per- suadée que beaucoup de choses se sont construites et qu’il y a de bonnes bases. Il ne faudrait pas qu’un problème particulier, aussi important soit-il, fasse oublier les suc- cès. Donc, si modus operandi entre le Comité du personnel et l’Administration, pour faire de la mise en place des politiques une priorité et laisser de côté les tensions qui ne sont pas nécessaires.

Quels sont à votre avis les problèmes majeurs qu’a le personnel de l’OMS? Des conseils à leur donner?
L’échéance de Juillet 2006 qui impose aux personnes temporaires depuis 2002 de quitter l’Organisation pour un an va avoir un impact terrible sur certains départements. Si rien n’est fait avant, donc dès maintenant en terme de bonne planification des ressources humaines, les conséquences pourraient être énormes sur l’ensemble du personnel de l’OMS.
La mobilité et la rotation vont également être des enjeux importants dans les prochains mois et années. Tous les professionnels sont d’accord sur le principe, mais une mauvaise mise en ouvre pourrait complètement ruiner cette initiative. Les problèmes les plus importants doivent être considérés avec une attention particulière. L’OMS et son personnel vont avoir à gérer leur image. En conséquence, notre institution doit fonctionner sur un mode préventif et associer de façon proche le Comité du per- sonnel afin d’apporter des résultats positifs.

Des conseils à la personne qui va vous succéder?
De beaucoup travailler, de toujours maîtriser les dossiers avant les réunions avec l’Administration; d’être bien préparé et de rapporter des faits précis, de savoir écouter les autres membres du Comité du personnel, de tou- jours respecter l’interlocuteur qui est en face, d’avoir confiance en soi, de faire confiance aux autres, d’être ouvert, dévoué, engagé et par-dessus tout convaincu, et surtout de faire une bonne provision d’énergie avant de commencer!

Si vous aviez à le refaire, le referiez- vous?
Je revivrais sans aucune hésitation les trois dernières années, car c’était vraiment une expérience… Riche, pleine de couleurs et incroyable. Mais maintenant, il est temps que d’autres prennent le relais… Et bien sûr, je suis prête à faire part de mon expérience au nouveau ou à la nouvelle Président (e).

 

WHO: looking back

You have been the President of the WHO/HQ Staff Association for three years, quite a record, Congratulations. General impression?
Thanks…General impression of a wealth of learning, and a lot of work.. I have learned much about WHO, about the way staff sees the organization and the way the organization treats staff. I felt privileged during all this time because as President of the Staff Association. One has the possibility of interacting with a large range of staff, from the Director-General to the new temporary staff who has just been recruited, to the guards, the doctors and the secretaries. All of them irrespective of their grade or seniority bounce back a different image of the organization, depending on their life, their expectations and their ambitions. Overall, it is a passionate job, demanding and rewarding. Serving staff interests while taking into consideration the organization’s interest has taught me that we all, staff and management, can make a difference to get a better environment to work in.

What was your most memorable moment during these three years?
Le Global Staff Management Council that was held in Cairo in May 2002. It is an annual meeting that brings together the Presidents of the Staff Associations of the 6 WHO Regional Offices and Headquarters on one hand, and on the other hand representatives from the administration of each region and Headquarters. Maryan Baquerot who was then General Management Executive Director wanted to show that he was « handling the house ». It was a week of exhausting negotiations, swinging between frontal confrontations in plenary meetings and having the giggles while watching him belly dancing at the evening organized by our colleagues of Cairo. I felt I was constantly judged as to my capacity to stand up to him, to behave in difficult situations. But at the end of the week we had an agreement on the regularization of long term short term staff, that allowed us one year later to create more than 80 fixed term posts at Headquarters. So, a memorable moment is a moment when around the same table, staff and management can reach agreement and when commitment is the common denominator.

What was your most difficult one?
It is difficult to project staff interests and expectations towards management and being the spokesperson of the « vox populi « does not always lead to constructive results. For me, each meeting with a distressed per- son is very difficult. And there has also been the too many tributes I paid on behalf of all staff to the persons who had passed away. I have then a tendency to be carried away by my emotions. Security of staff around the world has been an important, sensitive and difficult issue and it remains an issue of major importance.

What did you find was the toughest part of being the president of a staff association?
The toughest part is to build trust and man- age to get a coherent group well prepared. Not always easy with a group of 20 people who have different interests in the Staff Association, some pursuing their own objectives… Contrary to a team where each one has a defined role according to his/her position in the hierarchy, there is no hierarchy in a staff committee. As a convinced team builder, I focused on ensuring full participation/collaboration and team work and in making sure that everyone finds his/her place and can contribute according to his/her capacities. I very often had to deal with a negative perception on the role and the objectives of the Staff Association and I admit it was a tough time educating and trying to reverse the trend.
What impact (negative and/or positive) have the past three years had on your personal, professional and home life. I have learned a lot during these three years in terms of negotiation techniques and conflict resolutions skills and I am using them in my professional and personal life (very useful when you have three children including a teenager…). But having two half time jobs is really difficult. Being a planner and an organized person has helped me a great deal. I have tried from the beginning to be very strict in dividing my time (morning for my technical work and afternoon for Staff Association) and in having 2 different offices, but it remained however difficult, and it is important to be available as President. I have been very lucky to have full support from my supervisors who never had any unpleasant remarks on my activities with the Staff Association. Similarly, at the time of the SARS outbreak, I had to work a lot more for my technical unit and everyone took over in the Association. I take this opportunity to thank them all, my supervisors and the colleagues of the Staff Committee for their patience and flexibility and my family for its understanding and great support.

You have been a staff representative for a number of years, do you have any comments on the overall issue of staff/management relations and WHO?
I think that there has been some progress over the last 6 years. As things take very long to change, it is sometimes difficult to achieve on the short term , but on the long term, we move ahead little by little.
The most difficult is to maintain relation- ships when the interlocutors constantly change (and this is true for admin as for staff association). Too often progress depends on good relationships that people have established. I know that this is inevitable but it would be good to set up a lasting mechanism of consultations inde- pendent of individuals in place. nothing is done before, thus right now in terms of proper human resources plan- ning, the consequences on the entire WHO staff could be tremendous. Rotation and mobility are going to be important challenges in the next months and years. All professionals agree on the principles but a wrong implementation could totally ruin the initiative.

If you could go back over your three years as President, what would you change, if anything?
The last months have been the most difficult ones. It took much too long to implement the WHO policy on prevention of harassment, and during the last couple of months the tension has increased between the staff committee and the administration. It is a pity as I remain convinced that many things have been built and that there is a good foundation. A particular problem, as important as it can be, should not wipe away the successes. So, if I could change something I would change the modus operandi between the Staff Committee and the Administration, making policy implementation a priority and putting aside unnecessary tension.

What do you see as the major issues facing staff at WHO? Any advice you can give to staff?
The Four Year and Out Rule – the dead- line of July 2006 when staff who would have worked as temporary contracts since 2002 will have to leave the organization unless posts are created. This will have a major impact on many departments. If Major issues have to be seriously dealt with the utmost attention. WHO and its staff will face an image issue. Therefore, our institution has to be on the preventive mode and closely associate the Staff Committee to bring positive output.

Any advice you can give the person following in your steps?
To work a lot; to always perfectly know all files before going to meetings with the administration; be prepared and factual; to listen to other members of the staff committee; to always show respect to your interlocutor; be confident in yourself and trust others; to be open, dedicated, committed and overall convinced and last but not least, to store up plenty of energy before taking over the position!

If you had to do it over again, would you?
I would relive the last three years without any hesitation, as it was quite an experience...rich, colourful and amazing. But now it is time for others to take over ...and I will indeed be ready to share my experience with the new President.