«Purchasing is not shopping»

Monsieur Kondrachov, votre Section regroupe les achats et transports pour des raisons historiques ou techniques?
Avant d’intégrer la Section des achats et des transports à l’Office des Nations Unies à Genève en 1991 et d’en prendre la responsabilité il y a quatre ans, je dirigeais une entreprise privée de commerce extérieur. Mon expérience de la vente et des achats me permet de dire que la position de l’ONUG d’associer achats et transports correspond aux structures que l’on peut trouver dans la plupart des départements achats des entreprises.

On peut donc dire que les transports sont structurellement associés aux achats?
Exactement. Il est plus cohérent que ces deux pôles soient sous la responsabilité d’un même dépar- tement parce que la livraison des marchandises achetées inclut une part logistique.

Les transports couvrent-ils l’acheminement d’autres marchandises que celles achetées?
Nous gérons également le transport du matériel pour des conférences qui se déroulent extra muros. Le transport à l’ONUG a également une activité importante liée au déplacement des personnes et de leurs effets personnels, tant sur une autre duty station que sur le terrain. Nous avons par ailleurs une équipe de chauffeurs pour le transport de documents officiels entre les différents bâtiments des Nations Unies, pour les ambassades et consulats sur Genève et pour les déplacements des VIP.

Comment est organisée votre activité « transports »?
Sophie Hecht, dynamique, volontaire et impliquée, est responsable du Groupe des transports, des visas et des voyages. Elle gère environ 19 mil- lions de US dollars par an. Ses équipes sont particulièrement « exposées» du fait qu’elles sont en relation permanente avec les ambassades et consulats pour l’établissement des documents officiels et bien sûr avec les fonctionnaires. Elles doivent constamment faire preuve de diplomatie, de réactivité et d’efficacité pour que les dossiers soient tous traités dans les délais impartis.

Tout fonctionnaire du Palais qui a un voyage officiel à organiser s’adresse donc à votre section?
En effet. L’équipe de Reto Rinalducci compte cinq personnes et gère, en coopération avec notre agence de voyage, 20 980 autorisations de voyage par an. Il contrôle la conformité des demandes officielles, établit l’itinéraire optimal et vérifie les tarifs appliqués.

Qui se charge des laissez- passer et visas?
Avec tact et diplomatie, à l’image de leur chef Jean-Marie Olive, le Sous-groupe des visas doit tou- jours se tenir informé des changements propres à chaque consulat afin de délivrer dans les délais les documents officiels, visas, laissez- passer et certificats nécessaires aux voyages officiels. Il est délivré environ 4000 visas par an! Pour une meilleure efficacité, cette équipe est en contact régulier avec leurs homologues de New York.

Les effets personnels des personnes qui déménagent sont gérés par une autre équipe?
Oui, par le Sous-groupe du transport et des douanes, qui est dirigé par un professionnel dans ce domaine, Sagayaraj Jesudasan. Ce Sous-Groupe traite tout déménagement, tant en direction de Genève qu’au départ de Genève, voire entre deux destinations autres que Genève. Il gère également le transport de tout matériel expédié pour une conférence organisée à l’extérieur du Palais.

Parlez-moi du Groupe des achats?
C’est un Groupe d’une quinzaine de personnes qui traitait il y a dix ans 25 mil- lions de US dollars par an et qui en traite aujourd’hui 49 millions! Je suis épaulé dans ce domaine par Johanna Porreca.

Votre définition des achats?
Je citerais une phrase que j’aime à garder à l’esprit, et à l’esprit de toute per- sonne qui rentre dans mon bureau, c’est pourquoi je l’ai affichée: « Purchasing is not shopping ».

Pourquoi cette définition?
L’achat dans l’Organisation est tellement différent de l’achat fait par un particulier, du shopping fait sur un coup de cour ou même sur des motivations plus raisonnées. L’achat pour l’Organisation implique de réelles contraintes.

Vous parlez de contraintes. Je pensais qu’acheter était surtout de la négociation?
Avant même de parler de négociation avec le fournisseur, le service demandeur doit d’abord établir un cahier des charges précis et les critères d’évaluation techniques qui permettront de juger des offres de prix que nous recevrons par la suite. Sur la base de ce cahier des charges, les acheteurs vont pouvoir traiter la partie contractuelle et commerciale. Et qui dit contrat, dit exigences légales et financières.

Vous établissez donc un contrat avec le fournisseur, sur quelles bases?
Les Nations Unies en la matière ont développé deux manuels de référence que nous nous devons de respecter car ils nous dictent les règles à suivre, quel que soit le type et la valeur du contrat. Ils protègent l’Organisation de tout abus de pouvoir, de toute fraude commerciale, de tout conflit d’inté- rêts. Il est question du Règlement financier qui a été actualisé en mai 2003 et du Manuel des achats qui date de 1998 mais dont une nouvelle version, cohérente avec le nouveau règlement financier, est en développement. Ces deux « bibles » restent relativement hermétiques pour un néophyte et même avec de l’expérience certains cas compliqués nécessitent un échange avec les bureaux juridiques, financiers et achats de New York.

Cela signifierait-il que les acheteurs de l’ONUG doivent avoir une forte teinte juridique plutôt que commerciale?
Nos acheteurs doivent surtout être très professionnels. Ils ont avant tout un profil d’acheteur qui s’exprime par une compétence confirmée en négociation, la capacité de mener des études de marché, des comparatifs financiers, de juger de la viabilité d’une entreprise. Ils doivent également s’approprier les deux manuels de référence que je viens de vous citer avec toute la complexité et les subtilités y afférant. Je tiens à préciser que l’acheteur à l’ONUG ne peur rentrer en négociation avec le fournisseur qu’une fois le choix de l’entreprise fait, sur la base d’un montant que le fournisseur ne connaît pas.

Vos acheteurs négocient-ils systématiquement les prix?
Pas vraiment car les offres reçues ont souvent été établies dans un environnement très concurrentiel et elles sont déjà au meilleur prix. C’est pourquoi j’insiste sur une très bonne évaluation technique en amont, pour que le meilleur prix reçu corresponde au meilleur descriptif technique souhaité. En fait, nous sommes plus dans une logique de résultat que d’un prix.

A qualité égale, le prix reste tout de même un élément décisif?
Bien sûr.

L’acheteur a-t-il la liberté de prospecter le fournisseur de son choix?
Dans la même logique de protection contre des intérêts particuliers au détriment de ceux de l’Organisation, les acheteurs n’ont pas la liberté du choix des entreprises. Toute entreprise qui souhaite répondre à une demande de prix doit être agrémentée par un Comité d’approbation interne. Leur validité financière est également systématiquement contrôlée. Toute entreprise du monde entier peut figurer sur nos listes.

Vos fournisseurs se situent principalement dans quelle zone géographique?
La Suisse. Mais cela ne veut pas dire que les entreprises sont suisses. En fait, elles appartiennent souvent à des multinationales présentes mondialement et également en Suisse.

Un département du Palais peut-il contacter et effectuer un achat en direct avec un fournisseur?
Jamais! Le règlement financier oblige tout département à respecter la procédure d’achat en vigueur. Ainsi, pour tout achat, la Section des achats et des transports doit systématiquement être contactée.

Combien de temps prend en moyenne une procédure d’achat?
Entre le moment où le cahier des charges nous est transmis par le service demandeur et le moment où nous établissons le bon de commande, il faut compter entre 12 et 14 semaines. Deux semaines pour préparer les documents et lancer publiquement l’appel d’offres, quatre à cinq semaines pour que les entreprises rendent leur offre, deux semaines d’évaluation technique par le service demandeur et d’évaluation commerciale par les Achats, deux semaines éventuellement si le dossier doit passer au Comité des marchés, et enfin deux à trois semaines pour finaliser le contrat. Le compte doit y être.

Vous venez d’évoquer «le Comité des marchés» comme intervenant dans le processus. Vous pouvez me préciser ce qu’est ce Comité?
Ce Comité intervient pour tout marché d’un budget supérieur à 150 000 US dollars. Sur la base d’une recommandation que nous rédigeons avec l’accord du service demandeur, le Comité des marchés émet un procès-verbal signé par le Directeur général. Je peux alors signer le contrat avec l’entreprise adjudicatrice. Le Comité des marchés, présidé par le Directeur de l’administration, est composé entre autres membres du Chef des services juridiques et du Chef des services des finances. Il interroge la Section des achats et des transports et éventuellement le service demandeur sur la conformité de la procédure, le respect du règlement financier, le comparatif des entreprises soumissionnaires, et bien sûr le choix de l’entreprise proposée. Par an, nous avons une cinquantaine de contrats qui passent devant ce Comité, soit tout de même environ un par semaine.

Depuis quelques années, les entreprises « externalisent » de plus en plus certaines de leurs activités, produits ou services. Ce principe s’applique-t-il aussi à l’ONUG?
Plus que jamais. A l’ONUG, et dans ses agences spécialisées, on peut noter la même évolution. Ainsi, s’il y a quinze ans l’achat de produits (goods) dominait, actuellement nous achetons de nombreux services tels que l’intervention d’experts, la maintenance des ordinateurs, des installations téléphoniques, mais également des installations techniques des bâtiments.

Cette tendance confère au service Achats un rôle important dans l’entreprise. Plus les achats sont performants, plus l’entreprise l’est également.
Effectivement.

Votre principal client?
Nous répondons aux demandes de tous les services du Palais et de toutes les agences spécialisées au Palais, au MIE, au Palais Wilson. Cela génère 4000 contrats par an. La Section des bâtiments et des services techniques reste cependant notre principal client car la maintenance d’un bâtiment de cette envergure qui date des années 30’ demande des investissements de maintenance réguliers et lourds. Cette tendance s’est accentuée avec le projet d’amélioration de la sécurité.

Votre équipe des achats compte combien de personnes?
Quinze personnes. Elle comprend également les magasiniers, une équipe de six personnes au service de 2500 fonctionnaires.

15 personnes pour 4000 contrats, 6 personnes pour 2500 fonctionnaires, ces rapports parlent d’eux-mêmes!
D’autant plus que nos effectifs n’ont pas augmenté! D’où l’importance du professionnalisme des personnes. Par exemple, Joseph Bennathan, qui s’occupe de tous les marchés liés à la restauration, a aiguisé ses compétences dans ce domaine dans les plus grands établissements hôteliers de la région. Mehmet Tekyldiz, qui vient de prendre la responsabilité du magasin, va informatiser les stocks. Autre exemple, pour chaque demande d’achat, un dossier est ouvert, codifié et préparé techniquement pour être ensuite transmis aux Chefs des Sous-groupes des achats qui sont Eveline Donnet, Richard Voiron ou José Acien. Je tiens à préciser que ces dossiers sont ouverts manuellement. Et seules deux personnes font ce traitement, Marc Louzeiro et Jean-Claude Simounet. Les murs de leur bureau sont tapissés de ces dossiers, et ce jusqu’au plafond.

Vous gérer les contrats d’achat jusqu’à quel point?
Jusqu’à la commande. La commande et la facturation sont préparées par une petite équipe de ma Section dirigée par Adolfo Porto. Cette équipe de cinq personnes fait le lien entre le service demandeur qui donne son approbation sur le produit/service livré et le service des finances qui effectue le paiement.

Du fait que vous regroupiez les achats pour de nombreux départements, vous bénéficiez d’un volume d’achat important. Dans une logique d’économie d’échelle, existe-t-il des rapprochements avec les autres organisations internationales?
Le Service commun d’achats (Joint Purchase Service) existe depuis les années 50’. Il regroupe toutes les organisations internationales et son secrétariat est assuré par la Section des achats et des transports de l’ONUG. A l’origine, il avait été développé pour optimiser les achats de fournitures de bureau. Depuis, il est intervenu pour la négociation de contrats dans des domaines, pour n’en citer que quelques-uns, tels que l’achat de l’électricité, des machines à photocopier ou le choix de l’agence de voyage.

Pour un meilleur service, vous avez développé un site Intranet…
Oui, il a été mis en service le 10 septembre 2003. Il facilite beaucoup les contacts avec les fonctionnaires du Palais. Par ce biais, ils savent très rapidement à qui s’adresser. C’est un gain de temps pour le fonctionnaire, comme pour mes équipes.

Nous faisons l’interview en français, votre site Intranet est en anglais…
Ce bilinguisme est significatif de notre Section. Toute personne qui travaille ici parle obligatoirement le français et l’anglais en raison des contacts avec des fonctionnaires, des ambassades et consulats, et des fournisseurs internationaux. Concernant notre site Intranet, pour une meilleure lecture par tous, il sera bientôt disponible également en français.

Autres caractéristiques de votre Section?
Notre Section est multiculturelle. Nous avons plus de 24 nationalités. En effet, notre profession, universelle, nous permet de recruter en fonction des compétences, toutes origines confondues. La mixité hommes femmes est elle aussi très bien représentée.

Vous semblez fier de vos équipes?
Oui. Elles ont souvent une très forte pression. Mais elles restent toujours très professionnelles. C’est pourquoi je suis très fier de travailler avec elles. Je tiens à remercier plus particulièrement mon assistante Ingrid Offergeld avec qui je travaille depuis maintenant 12 ans.

Que préférez-vous dans votre métier?
Le contact avec les gens à travers la mise en ouvre de projets d’envergure tels que la rénovation de la Salle des Assemblées ou le projet actuel d’amélioration de la sécurité du Palais. Les Nations Unies représentent pour moi beaucoup dans notre monde très bouleversé et je suis heureux de pouvoir contribuer à ma façon à son activité.

Interview par Emmanuelle Gantet

Site Intranet de la SAT: http://satserver.unog.un.org/pts/