Le mailing s’occupe de tout

Interview avec M. Pascal Frachet Responsable du Service de Distribution à l’OMS

Pascal Frachet, depuis combien de temps êtes-vous le responsable du service de Distribution, à l’OMS ?

Depuis février 1996.

Pouvez-vous nous dire en quoi consiste le Service de Distribution ?

Le Service de Distribution est un service de support à l’Organisation. Cela veut dire que nous réceptionnons tous les documents techniques, administratifs, et les publications qui sont imprimés soit à l’extérieur soit à l’OMS. Ensuite, nous procédons à l’expédition de ces documents : nous imprimons les adresses des destinataires, nous les emballons et nous les expédions. Nous emballons manuellement les grosses quantités et pour les copies simples nous utilisons soit les enveloppes soit le film plastique. Ensuite, les paquets, enveloppes sont acheminés directement à la Poste ou au service postal (MLG) pour les envois urgents ou par Valise diplomatique; ensuite il y a une navette, de la poste, qui vient prélever les chars et qui les déposent au Centre de Montbrillant à Genève, pour tri et expédition.

Ne faites-vous pas double emploi avec ce que fait le Mailing?

Pas du tout. Le Mailing s’occupe de tout ce qui est « envois spéciaux » c’est-à- dire envois express, envois par courrier service (toutes les entreprises express TNT, DHL, Federal Express, UPS) et par valise diplomatique. Nous sommes complémentaires mais le mailing ne fait pas d’emballage.

Parlez-nous de l’évolution de la Distribution depuis ses débuts.

Au début, tous les envois étaient faits manuellement; il n’y avait pas de machines; c’était l’homme qui faisait l’ensemble des expéditions. Depuis, cela a beaucoup évolué parce que pour les impressions d’adresses, nous utilisons une imprimante à jet d’encre, imprimante qui permet d’imprimer 15,000 adresses à l’heure. Les techniques d’emballage ont énormément évolué et nous utilisons de plus en plus l’emballage sous film plastique qui a de gros avantages : Le film plastique est très très bon marché — et nous avons avec les PTT un arrangement spécial, c’est à dire que nous avons un prix moyen au kilo. Comme le film plastique est extrêmement léger, cela nous permet de réduire d’une façon substantielle les coûts d’expédition.

Parlez-nous de la machine qui emballe.

Nous avons une machine qui emballe sous film plastique et qui peut aussi rétracter le film plastique; Nous pouvons donc passer un document de deux pages comme un de 4 cm d’épaisseur. Lorsque vous avez un document qui fait deux pages, c’est simplement emballé sous film plastique non rétracté.

Qu’est-ce que ça veut dire « rétracté » ?

Au contact de la chaleur le film plastique se rétracte et se colle au document. Cela rigidifie le livre et le maintient ainsi dans un très bon état malgré le transport.

Et combien coûte cette machine ?

Une machine à plastifier, comme la nôtre, coûte environ 400,000 francs suisses.

Vous avez parlé des enveloppes.

Nous utilisons aussi des machines pour insérer des documents sous enveloppes.

Par exemple, les documents des conférences, salaires, avis de remboursement, factures téléphones, sont insérés sous enveloppes. La machine fait absolument tout : elle prend le document, ouvre la patelette de l’enveloppe,

La « patelette »… ?

Oui, le rabat de l’enveloppe, elle insère — elle pousse — le document à l’intérieur de l’enveloppe, ensuite il y a un petit pinceau

qui est imbibé d’eau, qui passe sur la partie à coller et ensuite c’est refermé par la machine et cela peut partir directement.

À quelle vitesse fait-elle cela?

Ces machines peuvent tourner à environ 7,000 heures; donc nous pouvons insérer 7,000 documents en une heure.

Et combien coûte la machine ?

Entre 150,000 et 200,000 francs suisses.

Donc maintenant nous avons vu deux machines : la machine à plastifier et la machine à insérer les documents dans les enveloppes. Y aurait-il une troisième machine ?

Il y a encore une machine qui est la plieuse. Lorsque nous recevons un document qui n’a qu’une seule page, nous le plions en deux pour pouvoir l’insérer dans une petite enveloppe. Nous l’utilisons très fréquemment.

Et l’insertion se fait à la main ?

Non, l’insertion se fait également à la machine.

Combien coûte une plieuse?

Environ 12,000 francs suisses.

Qu’en est-il du stockage des documents?

Nous stockons les publications et documents après expédition. Nous avons plusieurs locaux de stockage.

Les locaux se trouvent-ils à l’OMS ?

Les locaux se trouvent à l’OMS; le plus grand local de stockage se trouve sous le bâtiment L, mais nous stockons également en ville par manque de place.

Mais comment faites-vous pour faire face au manque de stockage ?

Nous stockons en ville. C’est par conséquent un stockage commercial; nous payons un tarif mensuel par palette plus un forfait pour le transport et la gestion des palettes.

Quand vous dites « palette », c’est-à-dire…

C’est-à-dire que sur une palette, selon l’épaisseur du document, vous pouvez stocker de 300 à 3,000 ou 4,000 pièces et le poids moyen d’une palette est d’à peu près 500 kg.

De plus en plus, nous pouvons imprimer sur cédérom nos documents, on peut les scanner, les envoyer par email, c’est la méthode moderne. Est-ce que cela ne pourrait se généraliser à l’OMS ?

Oui, bien sûr. L’idée, pour éviter ces problèmes de stockage, serait de scanner et de produire des documents sur cédérom. Cela commence à se faire. Du chemin est encore à parcourir. Et d’autre part, quand vous envoyez les documents sur le terrain…

Evidemment, cela ne remplace pas le papier !

Je ne crois pas, on nous avait prédit il y a quelques années la mort du papier; il n’en est rien. Nous avons en stock actuellement 2,200 palettes — ce qui est énorme; et nous n’avons jamais produit autant de documents que maintenant.

Quelles sont les genres de situations urgentes auxquelles vous faites face ?

A l’occasion d’envois urgents pour des cours, réunions organisés à l’extérieur de l’OMS et à l’occasion des conférences constitutionnelles. Notre conférence annuelle du mois de mai, notre Conseil exécutif du mois de janvier. Nous sommes très impliqués dans la distribution des documents des conférences. Nous avons une équipe pendant les conférences qui commence tous les matins à 5h pour préparer les documents du jour qui sont distribués avant l’ouverture de la session. Ce qui veut dire que tous les délégués, avant l’ouverture de la session, ont leurs documents déposés dans chaque casier de leur Etat. Le travail se fait entre 5h et 7h30.

Les documents sont donc produits la veille ?

Les documents sont produits pendant la nuit, à l’OMS, et nous les réceptionnons aux alentours de 4h30.

Vous avez donc une heure pour les imprimer ?

Non, en principe le Service d’imprimerie a plus de temps. Mais quelquefois moins d’une heure.

Donc il vous dépose les documents déjà imprimés ?

Oui. Je reçois le produit fini et nous avons environ une heure et demi à deux heures pour préparer les jeux de documents dans les six langues : anglais, français, espagnol, russe, arabe, chinois ; ensuite c’est distribué dans les casiers des Etats Membres. Pour les conférences qui ont lieu à l’ONU, nous avons en plus le transport des documents de l’OMS à l’ONU.

La machine est-elle mise à contribution dans un cas pareil ? Ou bien est-ce manuel?

La collection des documents est faite manuellement. Mais la mise sous enveloppes est faite à la machine. A cette occasion, nous recrutons du personnel temporaire.

Combien êtes-vous de personnel permanent ?

Nous sommes 16 permanents et 2 temporaires.

Cela suffit-il pour gérer tout ce travail énorme ?

Cela suffit pour le travail courant car, en raison de l’évolution des techniques d’emballage et d’insertion nous avons pu pallier le manque de personnel ; mais il faut savoir que lorsque nous avons un travail bien particulier qui nous est demandé par une unité technique et qui représente un gros travail manuel, je demande une aide temporaire, financée par l’unité en question. Sinon, je ne pourrais pas le faire.

Autre chose à ajouter sur les situations d’urgences ?

Toujours à l’occasion des conférences : quand nous devons distribuer un document pendant la session. Les délégués sont donc en salle, en train de débattre, et attendent un document. Il y a une priorité absolue pour l’impression et la livraison.

Et la frappe du document?

Les services de traitement de texte.

Que souhaiteriez-vous pour le service distribution ?

Je souhaiterais actuellement une plus grande coopération des unités techniques dans la gestion de leurs documents.

Que voulez-vous dire par gestion des documents?

Nous avons en stock, pour le compte des unités, des documents qui “dorment”. Autrement dit, ces documents sont stockés depuis plusieurs années chez nous et nous n’avons plus ou très peu de demandes. Et nous avons beaucoup de difficultés pour obtenir des réductions ou la destruction de ces documents en question. Nous faisons face actuellement à un gros problème de stockage.

Travaillez-vous en collaboration avec d’autres agences des Nations Unies?

Rarement..

Complètement autonome?

Complètement autonome.

Monsieur Frachet, merci beaucoup.

Propos recueillis par Monique Eid, OMS.